Guide du 1er rempla’ médical : édition spéciale interne en médecine

Vous êtes interne en 3^ème cycle de médecine et vous pouvez désormais effectuer des remplacements médicaux. Et vous vous demandez : 
« Mais concrètement, comment ça se passe pour faire des remplacements ? » 

Pas de panique. Dans ce guide, nous allons tout vous expliquer  ! Des conditions aux démarches finales, nous avons répertorié ici toutes les informations utiles à connaître pour que vous puissiez effectuer votre premier remplacement en toute sérénité. 

En bonus, nous avons concentré les infos essentielles sur une fiche pratique disponible en téléchargement, gratuitement  ! 

Quelles sont les conditions pour pouvoir effectuer des remplacements médicaux ? 

Si vous souhaitez réaliser des remplacements médicaux, vous devez dans un premier temps connaître les conditions à remplir et les démarches à effectuer pour obtenir le statut de remplaçant. 

Qui peut effectuer des remplacements médicaux ? 

Pour pouvoir effectuer des remplacements, seuls deux types de statuts sont acceptés : 

• Un autre médecin, dit confrère, de la même spécialité, inscrit au Tableau de l’Ordre des médecins, ou enregistré comme prestataire de service, conformément à l’article R.4112-9-2 du code de la santé publique. 
• Un étudiant en médecine : 

• Qui a « suivi et validé la totalité du deuxième cycle des études médicales en France ou titulaire d’un titre sanctionnant une formation médicale de base équivalente, délivré par un État membre de l’Union européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen »
   
   OU 
   
• Qui a validé au titre du 3e cycle des études médicales en France, un nombre déterminé de semestres, en fonction de la spécialité suivie. En tant qu’étudiant interne en médecine, vous devez remplir les conditions légales et être titulaire d’une licence de remplacement dans la même spécialité que le médecin remplacé. 

Comment obtenir une licence de remplacement ? 

La licence de remplacement est une attestation qui permet de constater qu’un étudiant en médecine est apte à effectuer des remplacements médicaux. Elle justifie que tous les critères de formation nécessaires sont validés et conformes à la spécialité choisie pour effectuer des remplacements. 

Attention, la licence de remplacement n’est pas une autorisation de remplacement. Cette dernière est délivrée lorsqu’une demande officielle de remplacement chez un médecin avec une date et une durée données est acceptée par l’Ordre. 

La licence de remplacement se demande directement au président du conseil départemental de l’Ordre dont dépend votre faculté ou l’hôpital dans lequel vous remplissez vos fonctions de soignant. 
Elle est valable 1 an* et est renouvelable chaque année à condition qu’en tant qu’interne, vous justifiiez la poursuite de vos études médicales et dans le respect du délai maximal réglementaire (6 ans). Elle est nécessaire pour effectuer des remplacements médicaux partout en France métropolitaine et d’outre-mer. 

* La licence est valable 1 an basé sur une année universitaire de référence, soit jusqu’au 15 novembre. Pensez à demander son renouvellement à l’avance. 

Afin de l’obtenir, vous devez dans un premier temps remplir ce questionnaire, rédigé par le conseil départemental et l’envoyer accompagné des justificatifs suivants : 

• Une preuve que vous avez bien validé votre 2^e cycle des études médicales en France ou dans un État membre de l’Union européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen ; 
• Un justificatif d’inscription en 3^e cycle ou de mise en disponibilité pour l’année universitaire en cours avec précision du motif ; 
• Un relevé des semestres de stage validés délivré par la faculté de médecine ou l’Agence Régionale de Santé (ARS). 
  Source : https://www.conseil-national.medecin.fr/etudiants-internes/linterne-docteur-junior-remplacant 

Le Conseil départemental de l’Ordre des médecins vérifie alors que les informations que vous avez transmises sont conformes et que vous remplissez toutes les conditions (morales et physiques) qui vous permettent de pratiquer la profession. Si tout est validé, vous recevrez votre licence de remplacement valable pour une durée d’une année. 

Quels types de remplacements puis-je réaliser ? 

La spécialité 

Les remplacements que vous pouvez effectuer sont uniquement dans la spécialité pour laquelle vous êtes formé. 

C’est d’ailleurs pour cela que lorsque vous obtenez votre licence de remplacement, cette dernière précise la spécialité suivie. Elle justifie que votre formation est conforme pour effectuer le remplacement dans cette spécialité médicale en particulier (médecine générale, anesthésie et réanimation, radiologie…). 

Le lieu 

Selon vos envies et vos préférences, vous pouvez effectuer des remplacements médicaux dans plusieurs types de structures : 

• Un cabinet de médecin libéral 
• Un établissement privé ou public de santé 
• Une structure de soins 

Pour faire votre choix, renseignez-vous sur le rythme de travail attendu en fonction du poste à remplacer (horaires, durée du remplacement) et la rémunération prévue. 
Il est important de connaître également le mode d’exercice de la structure. Chaque établissement aura sa propre pratique des soins.  
Vous pouvez également vous renseigner sur le nombre de patients quotidiens, la durée moyenne d’une consultation, etc. 

C’est à vous de voir ce qui correspond le plus à vos attentes et à vos envies. 

Quelles démarches dois-je faire ?

La demande de Responsabilité Civile et Professionnelle (RCP)

Avant d’entamer vos premières recherches de remplacement, la première étape à réaliser est de souscrire une assurance de responsabilité civile et professionnelle. 
La RCP est obligatoire pour exercer en statut libéral, quel que soit le domaine d’activité. Elle permet de vous couvrir en cas de dommages matériels, immatériels et corporels qui pourraient être causés à des tiers. Lorsque vous y souscrivez, une attestation RCP vous est fournie.  

En tant que médecin non thésé, vous devez déjà avoir une RCP étudiante. Elle peut suffire jusqu’au passage de votre thèse. Cependant, il faudra tout de même vous renseigner en fonction de votre spécialité. 

Cette dernière peut être demandée par l’Ordre à votre inscription. C’est également un document obligatoire que nous demandons aux médecins et internes remplaçants qui s’inscrivent sur notre application pour qu’ils puissent effectuer des remplacements. 

S’inscrire à l’Ordre

Une fois que vous avez reçu votre attestation de responsabilité civile et professionnelle, vous devez faire une demande d’inscription auprès de votre Conseil Départemental en fonction de votre lieu de résidence. Ce dernier pourra vous envoyer une attestation d’inscription. Elle vous sera ensuite demandée par l’Assurance Maladie, à la prochaine étape. 

Déclaration CPAM 

Tout comme la RCP ou l’Ordre, vous devez impérativement vous inscrire à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de votre lieu de résidence. 
Pour cette démarche, il faut monter votre dossier et prendre un rendez-vous en ligne. 
Pour vous aider, voici le lien : https://www.ameli.fr/herault/medecin/exercice-liberal/vie-cabinet/remplacements . 

Une fois inscrit, la CPAM sera en capacité de vous délivrer votre numéro RPPS, identifiant unique que vous conserverez durant toute votre carrière professionnelle. À la suite de cela, vous recevrez votre carte de professionnel en formation (CPF) en tant qu’interne en médecine, ou une carte de professionnel de santé (CPS) pour les médecins thésés. 
 
Attention, la CPAM doit être informée de tous les remplacements que vous réalisez, comme noté sur leur site :  « Vous devez signaler chaque remplacement effectué en précisant les coordonnées du cabinet dans lequel vous allez exercer. La caisse d’assurance maladie pourra vous demander une attestation de remplacement. » 

Déclaration URSSAF 

La pratique d’une activité libérale implique forcément d’être immatriculé par l’URSSAF.  

Cela fait partie de vos obligations de protection sociale et vous êtes soumis au versement de cotisations obligatoires auprès de différents organismes. 

Ainsi, vous devrez déclarer vos revenus à l’URSSAF afin de connaître le montant de vos cotisations. Elles doivent être payées en fonction d’un calendrier défini et propre aux professions médicales. 

Afin de vous aider au mieux dans la déclaration de vos revenus liés aux remplacements, nous avons mis en place la création automatique d’un récapitulatif comptable. Lorsque vous réalisez vos remplacements sur Swing, ce récap’ se met automatiquement à jour et vous pouvez utiliser les données correspondantes pour faire votre déclaration. Une fois votre activité déclarée, vous obtiendrez un numéro SIRET. 
À noter : vous avez seulement jusqu’à 8 jours après votre premier remplacement pour pouvoir faire votre demande d’immatriculation. 

Vous pouvez effectuer votre demande sur : https://www.urssaf.fr/portail/home/praticien-et-auxiliaire-medical.html  

La CARMF

Concernant les cotisions pour la retraite, vous devez obligatoirement adhérer à la CARMF (Caisse Autonome de Retraite des Médecins de France). Tout médecin et interne exerçant en libéral doit être adhérent. 

Pour tout savoir sur les cotisations à la CARMF : http://www.carmf.fr/doc/documents/depliants/remplacants.pdf. 

Créer un compte bancaire dédié

Cette étape n’est pas obligatoire, mais recommandée. Le fait d’ouvrir un compte séparé de votre compte personnel vous permet de garantir une meilleure gestion de votre comptabilité liée à votre exercice en libéral, même pour des remplacements ponctuels. 

Prévoyance

Dans l’idéal, vous pouvez aussi souscrire à une Prévoyance individuelle. Cette dernière est conseillée pour vous protéger en cas de certains aléas qui peuvent survenir (maladie, accident, dépendance, décès…). 

Dois-je fournir un CV ? 

Si vous le souhaitez et selon les plateformes que vous utilisez pour proposer vos services de remplacement, vous pouvez être amené à communiquer votre CV. Cependant, le CV n’est pas un document requis pour la demande de licence de remplacement, ni pour établir le contrat de remplacement. 
Sur Swing par exemple, vous n’en avez pas besoin. Nous créons votre contrat grâce aux documents demandés lors de votre inscription (CNI, n°RPPS, licence de remplacement ou Carte CPS, attestation RCP et RIB). 

Comment trouver des annonces de remplacements médicaux  ?

Utiliser les instances médicales 

Pour trouver des annonces de remplacements médicaux, vous pouvez vous renseigner auprès des syndicats de votre spécialité, vous rapprocher de l’Ordre des médecins ou des conseils départementaux. L’ARS a mis en place un Portail d’Accompagnement des Professionnels de Santé (PAPS) qui pourra également vous aider dans vos recherches.  
Vous trouverez aussi des panneaux d’affichage dans les hôpitaux et les facultés dédiés à cet effet. 
Enfin, le plus vieux moyen de communication du monde, le bouche-à-oreille, reste un bon facteur pour trouver un remplacement médical en confiance. 

Utiliser une application 

En revanche, si la partie administrative liée aux remplacements médicaux, la gestion du paiement et la gestion comptable sont des moments pénibles pour vous, vous pouvez gérer vos remplacements via notre application Swing. 

Elle vous permet de : 

• Chercher des annonces, en fonction de vos critères de recherche, qui vous correspondent ; 
• Postuler directement via l’appli à l’annonce médicale de votre choix. 

Une fois votre candidature acceptée, Swing s’occupe de : 

• La création automatique du contrat  ; 
• La signature électronique  ; 
• L’envoi au Conseil de l’Ordre  ; 
• Le versement de la rétrocession sur votre compte  ; 
• La création automatique du récapitulatif comptable pour vos déclarations. 

Qui s’occupe du contrat ? 

Pour effectuer un remplacement, ce dernier doit systématiquement être contractualisé. 

La réalisation du contrat

Le contrat permet alors de déterminer les modalités du remplacement, définies par les deux parties au préalable. Il acte l’intention des deux parties, notamment en cas de litige lié aux honoraires, à la durée, etc. Le médecin remplaçant et le médecin remplacé doivent se conformer à ce qui est écrit sur le contrat dans lequel sont également rappelées les obligations déontologiques de chacun. 

Attention, un contrat de remplacement n’est pas considéré comme un contrat de travail. C’est-à-dire qu’il n’y a pas de subordination entre les deux parties. En tant que remplaçant, vous exercez sous votre propre responsabilité pour les patients. 
Il est toutefois à noter qu’un contrat de remplacement a une durée maximale de 3 mois et qu’il doit par conséquent être renouvelé tous les 3 mois si besoin. Ce renouvellement se fait en demandant une nouvelle autorisation de remplacement au Conseil départemental de l’Ordre. 

La signature

Le contrat doit impérativement être paraphé et signé par les 2 parties et chacune d’elles doit en conserver un exemplaire. Une fois le contrat signé, il doit être envoyé au conseil départemental de l’Ordre qui vérifie que tout soit légal et conforme. 

Le modèle 

Si vous êtes inscrit sur Swing, nous générons automatiquement ce contrat avec les informations de chaque partie. Il vous suffit de le relire, le parapher et le signer numériquement depuis l’application. Dès que les deux signatures ont été apposées, nous le transmettons au conseil de l’Ordre. 
Tout se fait de manière dématérialisée et ce document est conservé sur votre espace Swing. 

Sinon, vous pouvez trouver un modèle type de contrat sur le site du Conseil National de l’Ordre des médecins. Il faudra le remplir en ajoutant les informations, les paraphes et les signatures de chaque partie et l’éditer en 3 exemplaires. Ce dernier doit être envoyé au Conseil départemental de l’Ordre et les deux signataires en garde un exemplaire.  

Quelles sont mes responsabilités durant le remplacement ? 

Lorsque vous remplacez un médecin, vous exercez à sa place et vous prenez les responsabilités liées à votre titre de médecin. Vous utiliserez les mêmes documents que lui (certificats, ordonnances… ). Il faudra tout de même préciser dessus que vous êtes un médecin remplaçant avec votre nom prénom tout en barrant le sien. En revanche, en tant que médecin remplaçant, vous ne devez en aucun cas utiliser la carte CPS du médecin que vous remplacez.  

A noter également que durant votre remplacement, vous n’avez pas besoin de cocher la case « médecin traitant remplacé » sur les feuilles de soins. 

Comment se déroule le paiement de la rétrocession ?

Remplacement en autonomie

Par le biais d’un remplacement traditionnel, le calcul du montant de la rétrocession à verser est défini au préalable par les deux parties et spécifié sur le contrat de remplacement. 
Durant le remplacement, le chiffre d’affaires généré reste versé sur le compte du médecin installé. C’est sur ce montant que votre rétrocession sera calculée. Il revient au médecin remplacé la responsabilité de vous faire le virement ou le chèque correspondant à votre gain.  

Le temps du paiement est aléatoire et dépend de ce dernier. 

Remplacement via l’appli Swing 

En passant par Swing, le paiement se fait automatiquement entre 5 à 6 jours ouvrés après la fin de votre remplacement. Nous prélevons chez le médecin remplacé le montant correspondant à votre rétrocession pour la verser directement sur votre compte affilié. 

À savoir : Le pourcentage de la rétrocession est modulable sur Swing. Il est défini en amont par le médecin remplacé. Lorsqu’il poste son annonce sur Swing, il peut choisir le pourcentage qu’il souhaite rétrocéder (entre 60 et 100 %). Cela permet à notre application de calculer directement l’estimation du montant indiqué dans l’annonce qui s’affiche chez vous.

Simuler un revenu 

Si vous hésitez encore entre effectuer un remplacement médical en libéral ou plutôt une garde en milieu hospitalier, vous pouvez calculer et comparer directement une estimation du revenu que chacun de ces modes vous rapporte en utilisant nos simulateurs de revenus sur  : https://www.swingsante.fr/simulateurs/  

Vous avez désormais toutes les clés en main pour pouvoir réaliser les démarches nécessaires et effectuer votre premier remplacement ! À vous de remplacer. 😉 

Vous avez d’autres questions ? Écrivez-nous sur contact@swingsante.fr, nous nous ferons un plaisir de vous répondre !

Ce guide a été rédigé avec l’aide des sources suivantes :  

https://www.ajar-online.fr/remplas-le-guide-de-survie/
https://www.medecin-occitanie.org/le-remplacement-en-medecine-generale/
https://www.bourgogne-franche-comte.paps.sante.fr/effectuer-des-remplacements-82?rubrique=8483&parent=8485
https://www.conseil-national.medecin.fr/medecin/carriere/remplacement-dun-medecin#:~:text=la%20juridiction%20disciplinaire.-,Les%20démarches%20du%20médecin%20remplacé,et%20la%20durée%20du%20remplacement.
https://www.conseil-national.medecin.fr/etudiants-internes/linterne-docteur-junior-remplacant
https://www.ameli.fr/herault/medecin/exercice-liberal/vie-cabinet/remplacements#text_66816
https://www.ameli.fr/herault/medecin/exercice-liberal/vie-cabinet/remplacements
https://www.medecin-occitanie.org/wp-content/uploads/2023/06/memo-remplacement-dun-medecin-vf-2022083076.pdf